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大津町議会議員 金田ひできの『新風!』

熊本県大津町の議会議員、金田ひできのブログ 『新風(しんぷう)!』

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【介護保険長の特別徴収に係る事務処理誤り】について

 7/25の熊日朝刊で報道があった通り、介護保険料の特別徴収に係る事務処理の誤り(事務過誤)が発生しています。 

 当該エントリーで内容を要約してお知らせします。


【概要】
✔本年4月からの介護保険料の値上げに伴い、8月の年金から改定保険料を反映させた額で領収するはずであった(対象者にはその旨を通知済み)
✔事務手順に誤りがあり、10月からしか新保険料での徴収ができなくなった
✔徴収総額に変更はない
✔8月、10月、12月、2月に分割して上乗せするはずであったが10月、12月、2月での処理となるため、1回当たりの徴収額が増加する


【対応】

✔7/23   議会全員において説明
✔7/24   報道機関への記者発表
✔8/1    広報おおづ8月号へのお詫び文掲載
✔8月初旬 対象者へのお詫び文・変更通知書送付


【変更に伴う事務費】

✔封筒代  8万円
✔郵便代 40万円


【発生理由】
✔手続きに4つの事務処理が必要であったが、うち1つの処理を失念していた


【発生要因】

✔本来は2人体制で実施する事務であったが、当該案件に関しては担当1人で処理していた
✔処理完了の確認が遅延したために事務過誤の発見が遅れた結果、発覚後の修正が間に合わなかった


【再発防止策(町説明)】
✔研修などを通した職員の資質向上
✔組織的なチェック体制の強化
✔システムによる自動アラート化の検討
✔全庁的な事務過誤リスクの洗い出し


 かなり要約して記載していますが、以上が概要になります。


【カナダの考えと意見】
 議会全員協議会においては、「議決なしの備品等購入問題」から間もないこともあり、同僚議員からも厳しい意見が多数出ました。

 私としては、前回の内容に加えて「“業務マネジメント”に対する管理職の意識」について、指摘させていただきました。 

 今回の案件は【発生要因】に記載のある、「2人体制での処理確認」、「遅延の事後チェック」のいずれか、あるいは「管理職による最終チェック」が機能していれば、防げた可能性が高いと考えています。

 そして、『仕組みが機能しない(業務運用ルールが順守されない)』ことには、管理職層による「組織体制・業務進捗」などのマネジメント(管理・統括)ができていないことに要因があると思っています。

 小さな事務過誤は比較的小さな負担でリカバリー可能ですが、このようなケースに発展すると、数値として現れる事務的経費の増加以上に、照会やお叱りへの電話対応や、書類作成・発送などの事務負荷、さらには調整会議などで多大なる人的コスト(労働時間)を要します。 

 したがって、事務過誤を撲滅することが業務の『品質と効率』の同時向上に繋がるというのは、「新風!」Vol.22でも述べた通りです。

 「職員一人ひとりの事務精度向上」や、「発生を防止する仕組みを構築する」ことはもちろんですが、【仕組みが機能する業務マネジメント】の実現に向けて、管理職の意識改革や研修を通したマネジメントスキルの向上を求めました。

| 議会関連 | 12:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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