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大津町議会議員 金田ひできの『新風!』

熊本県大津町の議会議員、金田ひできのブログ 『新風(しんぷう)!』

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なぜ業務改善を進めなければならないのか

 以前、執筆した記事「よく考えたらそれっておかしくないかい?」について、ご意見を頂きました。

 読み返してみると、確かに分かりにくい、伝わりにくい部分もあり反省しているところです。

 要旨としては、「行政は法律、条令に基づいて実施しなければならないことが多くあり、変えていないのは変えられない。そして修正ばかりに時間を割くわけにはいかない。また、修正するにしても適切なスピードでなければならない。」というものでした。

 以下、金田の考えを補足させていただきます。

※お返ししたメッセージをほぼそのまま掲載しています


>>議員就任当初から主張している内容ですが、もちろんおっしゃる通り、法律、条令に基づいて実施しなければならないことも多くあります。また、小手先の改善はより自体を悪化させる可能性もあります。しかしながら、それらを全て織り込んだうえの話として、中には担当者や管理職が「仕方ない」「当たり前」と思い込んでいるだけで、実際はそうでもないことも多数あると認識しております。

 例えば、今回の公営住宅に関する一般質問で言えば、「退去住みであるにも関わらず、何かしらのトラブルで新規入居者に入っていただくことのできない”塩漬け物件”」が多くあることが分かりました。一例を挙げれば、「入居者の逝去により遺品等の整理ができない」、「入居者による原状復旧ができていない物件に対して数年にわたり本人や保証人への督促を続けているが進展がない」などで、こうした内容であれば、少なくとも今後のリスク回避策として「入居時に一筆を頂く」ことで対応できますし、民間は遥か以前から、そして今は多くの自治体においても同様の手法を導入しております。

 公営住宅においても高齢単身世帯が増加する中で、こうした課題は益々増えることが予測され、このような改善をおこなうことで、町の財政にとっても、入居希望者にとっても、さらに督促などのイレギュラーかつ心身共に負担の大きい対応を回避できるという意味で職員負担軽減においても利点があります。

 また、以前は住民の方が記入する申込書関係に関する指摘もさせていただきました。具体的には紙面上の説明が分かりにくいがために不備が多く発生している書類、あるいは、そもそも法令的にも不用かつ行政としても利用していない情報(単に慣例として残っている)は「記入項目の注意文言追記」や、「項目自体の削除」をおこなうという内容です。こうした改善を行うことにより、利用者の方も余計な手間が省けますし、不備による利用者の再記入、場合によっては再訪問などの負担を減らすことができ、それは利用者にとっても職員にとっても大きな利点があります。

 また、パソコンの機能(ショートカットキーや関数等々)の使い方一つを取っても、職員間でかなりバラツキがあり、難しい話ではなく知っているか知らないか、のレベルで処理速度を上げる余地も多くあると実感しております。残念ながら現在は(個人レベルは別として)相互でノウハウを共有、あるいは指導する組織としての仕組みや文化はあまりないと感じています。


 私が指摘したいのは、こうした法律、条令、あるいは様々な背景の理解は前提としたうえでの改善であり、これまでもそうした提案をさせていただいています。


 私は前職では保険会社に所属し、主に組織の事務効率化や品質向上を中心に担ってきました。保険会社も保険業法などで厳しい規制がありますが、その中でも、例えば「手法の見直し」や「不要な印鑑項目の削除」、「不備基準の見直し」、「システム導入」などをおこなうなかで、業務効率化と品質向上の同時実現を行ってきました。レベル感は様々ですが、現在では民間の良い部分を上手く吸収、カスタマイズしながら改善を実施している自治体も多くあります。議員の立場では中々細かい実務まで確認して、指摘することは難しいのも事実ですが、特に若手職員の方々とお話するなかでは、同様の改善の余地はまだまだあるという点では一定の共通認識を持っています。

 もちろん、見直しや改善を行う場合、大抵は一時的に業務が膨らんでしまうのも現実です。しかしながら、今後の高齢化や社会課題の複雑多様化、財源の圧迫などの確実に訪れる未来を踏まえれば、「こうした地道な改善を一つひとつおこなっていかないことには立ちいかない」というのが私の現状認識です。また、そうすることで中長期的には職員の負担も軽減でき、直接的な効果としても、職員に新たな余力が生まれるという意味でも、住民サービスを向上させることに繋がると考えています。

| 言論・政策 | 21:07 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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